Planning uit #GBI6 naar Excel

Praktijk:

Beheerders staan over het algemeen wel open voor de meerwaarde die een beheersysteem kan bieden. Aan de andere kant hebben beheerders wel vaak moeite om de bestaande werkwijze los te laten. Zo blijven beheerders bijvoorbeeld naast de planning in #GBI6 ook nog Excellijsten bijhouden van diezelfde planning. Uiteraard gaat dat al heel snel uit de pas lopen. Al helemaal wanneer verschillende mensen dit op verschillende plaatsen gaan bijhouden.

Voorbeeld:

In GBI is de Integrale Planningskaart opgenomen. Vlakken in kaart die aangeven welke projecten in de komende periode gaan plaatsvinden. De kaart dient voor de interne en via GBI_ONLINE ook de externe communicatie met stakeholders en partner organisaties, over die projecten.
De planning wordt separaat bijgehouden in een Excel-werkblad. Ingekleurde cellen, die de periode van voorbereiding en uitvoering aangeven. De planperiodes uit het Excel-werkblad worden dan weer overgezet naar GBI. Redelijk intensief, handmatig werk.

Uitdaging:

Mijn uitdaging was om het proces zo in te richten dat de gemeente niet alleen de voordelen kan plukken van de registratie in GBI, maar daarnaast ook nog gewoon gebruik kan blijven maken van de planningstabel in Excel, zoals ze dat altijd al gewend waren.

Oplossing:

We hebben een Excelformulier gebouwd, wat iedere dag opnieuw wordt ververst met de actuele gegevens uit GBI. De begin- en einddatums van de verschillende projectfases worden telkens keurig opnieuw in Excel gezet en de kleurtjes worden automatisch ingevuld zoals de beheerders dat gewend zijn. Helemaal automatisch. Het Excelblad is zelfs zo interactief gebouwd dat de startdatum en daarmee de planperiode instelbaar is.

Ook graag zo’n mooi toepassing op uw planning?

ga naar de contactpagina